בכל ספרייה או אוסף יש מספור של כתבי היד. מספר המדף הוא המספר הסידורי של כתב היד בספרייה או באוסף. מספר זה הוא הסימן המזהה של כתב היד, ודרכו אפשר למצוא את כתב היד המבוקש. לפעמים יש מספור רץ של כל כתבי היד בספרייה, ולפעמים יש כמה קבוצות שונות של כתבי יד (תת אוספים) שממוספרים בנפרד (למשל, אם הם הגיעו לספרייה ממקורות שונים, או לפי התחום שבו הם עוסקים וכד').

בכל ספרייה או אוסף יש מספור של כתבי היד. מספר המדף הוא המספר הסידורי של כתב היד בספרייה או באוסף. מספר זה הוא הסימן המזהה של כתב היד, ודרכו אפשר למצוא את כתב היד המבוקש. לפעמים יש מספור רץ של כל כתבי היד בספרייה, ולפעמים יש כמה קבוצות שונות של כתבי יד (תת אוספים) שממוספרים בנפרד (למשל, אם הם הגיעו לספרייה ממקורות שונים, או לפי התחום שבו הם עוסקים וכד').

לחלק מהספריות או האוספים יש קטלוג של כתבי היד שלהן. בקטלוג מתוארים כל כתבי היד של האוסף או חלקם. עבור כל כתב יד נמסרים נתונים חשובים כמו התוכן, המצב הפיזי, המקום והזמן שבו נכתב כתב היד ועוד. כתבי היד בקטלוג ממוספרים ומספר זה הוא המספר הקטלוגי של כתב היד. מספר זה שונה ממספר המדף (ר' לעיל). לחלק מהאוספים או הספריות אין קטלוג כלל, ולחלקן יש יותר מקטלוג אחד.

לכל דף יש שני צדדים, שהם העמודים. לפעמים, שני העמודים של כל דף בכתב היד ממוספרים (כמו ספר מודפס כיום), ולפעמים הדפים ממוספרים רק בצד אחד. כדי להבחין בין שני הצדדים של הדף הממוספר, משתמשים באותיות עבריות או לועזיות: בעברית, צד א' או צד ב' (למשל 65א או 78ב), ובלטינית, (r. (recto ו-(v. (verso (למשל 34r. או 19v.)

לרוב כתבי היד המוצגים באתר ניתנים לצפייה חופשית מכל מקום ולשיתוף ברשתות החברתיות. בחלקם הקטן אפשר לצפות רק ממחשבי הספרייה. עבור שימושים נוספים בכתבי היד כמו הורדה, הדפסה, פרסום וכו', כל ספרייה מגדירה מראש את תנאי השימוש בכתבי היד שברשותה. הספרייה הלאומית מחויבת לציין בצמוד לכל כתב יד את תנאי השימוש המתאימים על פי הנחיית ספריית המקור. עקרון בסיסי הוא, שבכל שימוש הנעשה בכתב יד של ספרייה מסוימת, יש לתת לה קרדיט על פי הנוסח המופיע באתר. עקרון נוסף הוא, שעבור כל שימוש שאינו מותר במפורש, יש לבקש אישור מראש ובכתב מספריית המקור. [לפירוט כל תנאי ההנגשה].

חלק מהספריות מאפשרות להדפיס את כתבי היד ישירות מתוך האתר. לקבלת צילום איכותי יש לפנות ישירות לספריית המקור. פרטי הקשר של הספריות מפורטים במסגרת תנאי השימוש בכתב היד.
אם אין סריקה של כתב היד והמשתמש מעוניין לקבל סריקה של סרט המיקרופילם שנמצא בספרייה הלאומית, יש לפנות לספרייה הלאומית עם אישור בכתב מספריית המקור. אם המשתמש מעוניין לקבל צילום שכבר נסרק דווקא מהספרייה הלאומית ולא מספריית המקור, יש לפנות לספרייה הלאומית עם אישור מספריית המקור. שירות זה כרוך בתשלום כמפורט בדף תנאי השירות של הספרייה הלאומית.

חלק מהספריות מאפשרות לפרסם תמונות מכתבי היד ללא קבלת רשות מראש, תוך מתן קרדיט הולם לספרייה. רוב הספריות דורשות שהקורא יפנה אליהן כדי לקבל אישור לפרסם את התמונות . פרטי הקשר של הספרייה הרלוונטית מפורטים במסגרת תנאי השימוש בדף כתב היד באתר.